La gestione dello Smart Working è una sfida per molte aziende che, dopo la pandemia, si trovano a dover bilanciare flessibilità e collaborazione. Wodzi è la piattaforma innovativa che risponde a questa esigenza, ottimizzando la pianificazione delle presenze in ufficio attraverso un algoritmo avanzato. In questo articolo esploriamo come Wodzi sta trasformando il lavoro ibrido, migliorando la collaborazione tra dipendenti e aumentando l’efficienza aziendale.
Com’è nata l’idea di Wodzi? Quale problema specifico vuole risolvere nel mondo HR?
L’idea di Wodzi è nata dall’intuizione di Paolo Zanni, CEO di Wodzi, il quale, durante il Covid, ha dovuto occuparsi di coordinare le presenze dei dipendenti negli uffici nella Sua precedente startup, dove lavorava come COO, a causa degli accessi contingentati.
“Dopo la pandemia, le aziende dovevano affrontare diversi problemi; i dipendenti che si erano abituati a gestire il lavoro dall’interno della loro comfort zone, con una certa libertà di gestire le proprie mansioni lavorative, gli spazi degli uffici ridotti, sia per il distanziamento che per risparmiare sugli affitti degli immobili che rimanevano deserti, la cultura aziendale non veniva tramandata ai nuovi assunti, che non si sentivano abbastanza affezionati da rifiutare altre offerte lavorative con qualche euro in più. A quel punto le aziende hanno dovuto adottare una nuova forma di lavoro, da qui la diffusione dello Smart Working oltre l’emergenza sanitaria. Tuttavia ancora oggi le aziende non riescono a gestire lo Smart Working, ma si limitano solo a definirne il contorno; i giorni della settimana nei quali ‘fare Smart’, le categorie di dipendenti che hanno accesso allo Smart, il numero di giorni di Smart per categoria, etc.”, spiega Paolo Zanni. “Abbiamo fatto un sondaggio tra C-level e manager di diverse aziende, e ho spesso letto la frustrazione di chi va in ufficio, per poi rimanere attaccato al PC e al telefono con i colleghi, che quel giorno, avevano scelto di rimanere a casa lavorando in Smart. O il tempo perso del manager, che per il bisogno di riunire tutti i membri del team di un progetto in ufficio, passava la giornata a chiamare i membri del suo team, per scovare un giorno che andasse bene per tutti, per poi stilare un foglio Excel da inoltrare a risorse umane, per la gestione degli accessi e per segnalare le presenze nel building, sia per un tema logistico; per organizzare i servizi legati come la mensa, che per un tema di sicurezza”.
Come la piattaforma Wodzi può contribuire a ridefinire le dinamiche aziendali in ambienti di lavoro ibrido?
Wodzi è una piattaforma di Smart Presence, come piace definirla ai primi clienti, perché coordina le presenze negli uffici massimizzando l’efficienza rispettando le policy aziendali senza intaccare la flessibilità donata al dipendente.
“L’algoritmo alla base di Wodzi elabora la pianificazione del personale tenendo conto delle priorità definite dall’azienda, delle ferie, delle assenze, etc… Per esempio, i team che lavorano insieme si ritrovano lo stesso giorno di ‘Presenza’ in calendario per massimizzare la collaborazione, il mentor trova il suo mentee nell’ufficio per massimizzare la crescita, allo stesso modo, il dipendente junior sarà in ufficio quando il suo diretto riporto senior sarà presente, per massimizzare l’apprendimento e garantire il tramandare della cultura aziendale”, spiega Boutros Lama, CMO di Wodzi.
Le funzionalità di Wodzi
Wodzi affronta l’annosa gestione del lavoro ibrido come un processo di Change Management, centralizzando il coordinamento, per mantenere vivo il focus sulla missione aziendale, senza tralasciare la flessibilità dei dipendenti.
Questo è possibile con un settaggio delle policy, che variano da un’azienda all’altra, affinato con la collaborazione del team di risorse umane, in fase di creazione della posizione aziendale sulla piattaforma. Ogni dipendente riceve con largo anticipo, che può essere un mese o due, la pianificazione delle sue presenze in ufficio, aggiornato direttamente nel suo calendario sui diversi dispositivi. Il dipendente può chiedere modifiche al calendario per un giorno specifico o può chiedere a un altro collega che risulta in Smart Working, di scambiarsi il giorno.
Inoltre, se l’azienda lo ritiene necessario, per politiche di cross-contamination tra le varie squadre, può implementare la funzione per l’allocazione delle scrivanie. Così ogni dipendente, non solo sa quando andare in ufficio, ma anche dove posizionarsi quel giorno di modo che migliori la sua collaborazione.
Le aziende possono scegliere di avere notifica di ogni richiesta di modifica/scambio per approvazione da parte dei manager, o non prevedere affatto la necessità di autorizzazioni per alcune categorie di dipendenti, dipartimenti o per tutti. “Semplicemente, ogni azienda traduce il grado di flessibilità adottato dal suo management, in righe di istruzioni, che l’algoritmo applica in modo automatizzato”, dice Boutros Lama.
Gli Admin hanno accesso a una dashboard che gli permette di avere una completa visione delle presenze in ufficio in una determinata settimana, vedere i dettagli di un giorno specifico e scaricare i report con i dati statistici per monitorare l’andamento.
Quali sono le principali funzionalità che distinguono Wodzi dalle altre piattaforme di gestione HR?
“Non siamo l’ennesima app di desk-booking”, afferma Paolo Zanni. “Wodzi non ha molto in comune che le app di desk booking che permettono solo la prenotazione delle scrivanie, senza considerare altri aspetti funzionali e relazionali, come la collaborazione e la vicinanza al proprio team, mentor o altro soggetto con maggior interazione. Con Wodzi, si tengono a bada le prenotazioni frenetiche, per la paura di rimanere senza scrivania il giorno in cui si decide di andare in ufficio e le presenze in ufficio a sorpresa senza prenotazione. Inoltre Wodzi si integra con i principali sistemi di gestione HR di modo che le informazioni come i dati del personale, i calendari, i giorni di ferie, i permessi, etc. vengano aggiornate automaticamente e l’algoritmo ne tenga conto”.
Come funziona la pianificazione dei giorni di presenza in ufficio? È possibile adattarla alle policy personalizzate di ogni azienda?
“Ogni azienda ha una sua policy e le sue regole per lo Smart Working. Alcune aziende permettono a tutti di fare tre giorni di smart working a settimana, mentre altre due. Inoltre, alcune aziende hanno adottato la stessa policy per tutta l’azienda, mentre altre decidono di lasciare più giorni in Smart per i dipendenti senior e meno per quelli junior. Altre distinguono per dipartimento o per funzione, e così via.
Tutte queste regole vengono implementate durante l’on-boarding dell’azienda a seguito di interviste e incontri con i responsabili HR. Quando viene richiamato l’algoritmo per elaborare la pianificazione dello Smart Working di un’azienda, questo prende in considerazione le regole implementate e le applica con una visione d’insieme, tenendo conto delle n variabili”.
Come le funzionalità come le agende incrociate e le mappe di presenza in tempo reale facilitano la collaborazione tra i dipendenti?
“Oggi, fino a quando il dipendente non va in ufficio, non può sapere se trova o meno il suo collega. Se, inoltre, l’azienda ha la policy di scrivanie libere, non dedicate in uffici open space, sarà anche difficile sapere dove sarà posizionato il collega e in quale piano, senza doverlo contattare ovviamente.
Avere un riscontro immediato di quando e dove localizzo una risorsa, alleggerisce il dipendente da compiti non funzionali e coadiuva il flusso della collaborazione con le figure chiave della propria giornata lavorativa.
Inoltre, i responsabili non devono perdere tempo prezioso per coordinare e verificare le presenze o elaborare un Excel complesso con n variabili, ma si limiterebbero ad autorizzare eventuali richieste di modifiche”.
Tecnologia e innovazione di Wodzi
Il Machine Learning e l’AI modeling per ottimizzare il lavoro ibrido
Ogni azienda è diversa dalle altre, pertanto, non è pensabile che un unico algoritmo “statico” possa soddisfare le esigenze di tutte le aziende. Per questo Wodzi ha pensato di utilizzare algoritmi di machine learning, che imparano dai dati specifici dell’azienda, per ottimizzare le presenze e migliorare la collaborazione tra le persone. Questo approccio permette di ottenere un modello che è allo stesso tempo personalizzato sull’azienda ma automatizzato (la personalizzazione non richiede un intervento manuale per essere ottenuta). Le aziende inoltre sono “organismi viventi” che si evolvono nel tempo cambiando le loro esigenze. Questo approccio permette di seguire tale evoluzione adattando l’algoritmo all’evolversi dell’azienda, sempre in maniera automatica.
Rispondere alle esigenze specifiche di ciascun dipendente
Wodzi tiene conto delle specifiche esigenze di ogni singolo dipendente ferie, meeting, team di appartenenza, progetti su cui si lavora, mentor e mentee, queste ed altre informazioni vengono utilizzate per migliorare l’esperienza del lavoro in ufficio, evitando che le persone vadano in ufficio perché costrette, passando poi la giornata in remote call, vanificando i benefici della presenza in ufficio e rendendo l’esperienza frustrante per la persona. Gli algoritmi di machine learning inoltre utilizzano anche i feedback raccolti dai dipendenti stessi.
Infine, una volta ricevuto il proprio schedule, le persone possono modificarlo in base alle loro esigenze, sia in autonomia sia previa autorizzazione del manager di riferimento, il tutto in maniera semplice e guidata dal sistema.
Wodzi, benefici per le aziende e i dipendenti
I principali vantaggi per le aziende che implementano Wodzi sono:
- Gestione intelligente dello Smart Working.
- Efficienza dell’utilizzazione degli uffici a disposizione.
- Miglioramento della collaborazione tra le risorse umane.
- Maggior diffusione della cultura aziendale tra i neoassunti.
- Aumento della presenza media in ufficio.
- Maggior compliance dei dipendenti con le regole aziendali.
Grazie a Wodzi, il dipendente ha una pianificazione delle giornate in cui è suggerita la sua presenza in ufficio, con oltre un mese di anticipo. Questo gli permette di organizzare le sue giornate Smart come meglio ritiene.
Di più, le modifiche al piano per emergenze e necessità particolari sono a portata di un click; il dipendente ha la possibilità di scambiarsi il giorno in ufficio con un altro collega, ovviamente se l’altro collega lo acconsente.
Wodzi e Poseidon Srl, un caso di successo
Come è nata la collaborazione con l’azienda Poseidon Srl?
Racconta Paolo Zanni: ”Poseidon fa parte del nostro network professionale e gli avevamo presentato l’idea prima ancora di iniziare a sviluppare l’MVP. Dato che l’idea incontrava un’esigenza da loro sentita, si sono resi subito disponibili per avviare un pilota insieme”.
Qual’era la sfida che Poseidon stava affrontando?
“Poseidon era ed è tuttora una realtà in forte crescita che fin da subito ha sposato il modello dello smart work organizzato. L’organizzazione era però manuale e richiedeva molto tempo ai responsabili degli uffici, inoltre la rapida crescita rendeva la gestione degli spazi e delle presenze sempre più sfidante, aggiungendosi alla necessità di considerare elementi come i progetti, la seniority del team e le relazioni di coaching e mentoring fra le persone nella definizione dei turni di presenza”.
Quale soluzione avete proposto?
“Abbiamo proposto a Poseidon l’utilizzo della piattaforma Wodzi. L’algoritmo di Wodzi, adattandosi alle policy aziendali, era la soluzione perfetta per centralizzare e automatizzare la gestione delle presenze sgravando così i responsabili di ufficio da un compito a basso valore aggiunto”.
Risultato
“Tramite la piattaforma Wodzi è stato possibile automatizzare la maggior parte delle attività di organizzazione delle presenze, facendo risparmiare molto tempo sia ai responsabili degli uffici, che ai dipendenti, il tutto mantenendo la flessibilità tipica dello Smart Working. Oggi le persone di Poseidon vedono all’interno del loro calendario i giorni in cui dovranno recarsi in ufficio e, in caso di esigenza, possono fare richiesta di modifica il tutto in maniera molto semplice e veloce. L’adozione dello strumento da parte del team è stata rapida grazie all’ottima user experience e ha portato velocemente alla comprensione del valore delle combinazioni date dall’algoritmo. Ciò ha generato un aumento della presenza media in ufficio e una maggiore compliance con le regole aziendali”, spiega Monia Cusini, HR and Change Management Expert referente di Poseidon.
Uno sguardo al futuro
E nel futuro di Wodzi? “Il prossimo grande obiettivo è quello di raggiungere il famoso ‘product-market fit’, obiettivo che contiamo di raggiungere grazie ai primi design partner che ci forniscono preziosi feedback e anche grazie alla raccolta fondi che abbiamo aperto per accelerare lo sviluppo del prodotto e la crescita verso i mercati esteri”, conclude Paolo Zanni.
