Cercare di trovare finestre temporali in un mondo sempre più frenetico può essere una sfida. Come per tante altre cose nella vita, però, le tue app sono qui per aiutarti, soprattutto Gmail, Calendar e Outlook.
Troverai strumenti in molte delle popolari, nonché utilità autonome dedicate, che hanno lo scopo di aiutarti a trovare un orario che funzioni per tutti.
Come ottimizzare Gmail, Calendar e Outlook
Molte riunioni vengono organizzate tramite email e, se sei coinvolto in uno scambio di battute su una riunione in Gmail, puoi far sapere a tutti gli altri partecipanti alla conversazione quando sei effettivamente disponibile.
Quando scrivi un nuovo messaggio in Gmail sul Web, fai clic sui tre punti in basso nella parte inferiore della finestra, quindi scegli Imposta un orario per l’incontro e Offri orari in cui sei libero. Puoi specificare la durata della riunione e aggiungere nuove date a quelle già fornite, utilizzando le opzioni sottostanti.
Nel caso di Google Calendar, sarà necessario che gli altri partecipanti alla riunione abbiano condiviso i loro calendari con te o devono far parte della tua stessa organizzazione, tutti con la suite di software di Google. Dalle ultime novità di Google, Calendar mostrerà anche alcuni orari suggeriti quando ci sono lacune nei calendari di tutti i potenziali partecipanti.
Per Outlook è previsto addirittura un assistente di pianificazione integrato: scegli Nuova riunione dalla scheda Home nel componente calendario dell’app e vedrai che Assistente di pianificazione è una delle schede di menu nella nuova finestra visualizzata. E con l’ opzione AutoPick nella barra dei menu in alto potrai fare in modo che il software ti dia alcuni suggerimenti.
Come fare con altre app dedicate
Nel caso tu non abbia né Gmail, né Calendar, nè Outlook, se vuoi sondare i partecipanti alla riunione sulla loro disponibilità, prova Doodle. Le nozioni di base sono gratuite e basta specificare un elenco di potenziali slot, quindi inviare inviti tramite e-mail e convincere le persone a votare su quale funziona meglio.
Altrimenti prova Sidekick un’altra opzione freemium ed è un po’ più sofisticata di Doodle, che potrebbe essere o meno quello che stai cercando. Addirittura puoi utilizzare l’intelligenza artificiale di Sidekick per cercare gli orari in cui il calendario di tutti corrisponde.
Come ultima soluzione c’è anche SimplyMeet.me, che consente agli utenti di organizzare fino a 500 riunioni al mese prima di pagare il servizio. Inoltre, si integra perfettamente con una serie di app di calendario e videoconferenza.
